9 Tipps, wie du deine To Do Liste optimieren kannst

To Do Listen und generell die Organisation von Aufgaben sind ein großer Bestandteil im Bullet Journal.

Meistens werden To Do Listen in den Tagesübersichten geführt. Wer über die Woche gesehen nicht so viel zu tun hat, dass diese sich lohnen würden, der schreibt alle To Do’s für eine Woche gerne mal in die Wochenübersicht, um nicht den Überblick zu verlieren.

Kurz gesagt: Wer ein Bullet Journal führt, kommt normalerweise auch mit To Do Listen in Berührung. Grund genug also, heute mal einen Blick darauf zu werfen, wie du deine To Do Liste optimieren kannst!

Auf der einen Seite lässt sich natürlich jede Tagesübersicht und damit auch jede To Do Liste anders und damit immer wieder neu gestalten. Alleine hier kannst du schon einiges optimieren, denn wenn du deine Liste optisch ansprechend findest, schaust du mit Sicherheit lieber, was denn alles noch draufsteht.

Du musst hier allerdings selber ausprobieren, was dir am besten gefällt. Hier kannst du nachlesen, was ich für Tipps zur Gestaltung von Tagesübersichten habe. Schau auch bei Pinterest und lass dich dort inspirieren.

Dann musst du einfach ausprobieren, was am besten für dich funktioniert und was du schön und gleichzeitig auch praktisch findest. Dieser Prozess dauert sicherlich etwas, aber es wird sich auf jeden Fall lohnen!

Brauchst du wirklich eine To Do Liste?

Das ist wahrscheinlich die essentiellste Frage, wenn es um To Do Listen geht. Brauchst du überhaupt eine? Oder schreibst du dir nur Listen, um einfach etwas rumzukritzeln?

Im November war es bei mir zum Beispiel so, dass ich neben Uni und arbeiten nicht wirklich was zu tun hatte. Eine To Do Liste hat sich zu dieser Zeit für mich überhaupt nicht gelohnt. Also habe ich die Tagesübersichten komplett weggelassen. Alles an Terminen und Verabredungen hatte ich ja eh in meiner Wochenübersicht stehen.

Am wichtigsten ist letztendlich, dass du selber mit deiner To Do Liste arbeiten kannst.

Und wenn du eine Zeit lang mal keine brauchst, umso besser! :)

Darum ist eine To Do Liste sinnvoll: der Zeigarnik-Effekt

Nachdem du jetzt also festgestellt hast, dass du genug zu tun hast, um eine To Do Liste zu füllen, möchte ich dir kurz erklären, warum du dann auch wirklich eine führen solltest. Das lässt sich nämlich tatsächlich wissenschaftlich belegen.

Nun habe ich natürlich nicht den Hauch einer Ahnung von Wissenschaft, Psychologie & Co., insofern möchte ich mich hier gar nicht als Expertin in diesem Gebiet verkaufen, denn das bin ich nicht.

Aber ich habe jetzt schon öfter darüber gelesen, warum eine To Do Liste sehr sinnvoll ist, und möchte dir kurz den Zeigarnik-Effekt erklären.

Dieser Effekt besagt, dass nicht erledigte Dinge viel eher im Gedächtnis hängen bleiben als Aufgaben und To Do’s, die man bereits abgeschlossen hat. Dadurch, dass du Sachen noch nicht erledigt hast und diese dann noch in deinem Kopf rumspuken, wird zum Beispiel dein Schlaf beeinflusst, weil du nicht richtig zur Ruhe kommen kannst.

Gegensteuern kann man hier, indem man – du wirst es erahnen – eine To Do Liste schreibt. Dadurch wird der Zeigarnik-Effekt ausgehebelt und du kannst dich auf eine einzelne Aufgabe nach der anderen konzentrieren. Außerdem kommt hier noch der positive Nebeneffekt hinzu, dass du erledigte Dinge abhaken kannst :)

Wenn du also so viel zu tun hast, dass eine To Do Liste sinnvoll ist, dann führe am besten auch eine. Dein Bullet Journal eignet sich bekanntlich hervorragend dafür. Und nachdem wir das jetzt geklärt haben, möchte ich dir neun Tipps zeigen, wie du deine To Do Liste optimieren kannst, damit sie dir auch wirklich hilft und nicht zur Last wird!

To Do Liste optimieren: So funktioniert’s

1. Nicht alles gehört auf die Liste

Dieser erste Punkt kann bereits einiges ausmachen. Denn es macht nicht bei allem Sinn, es auf die To Do Liste zu schreiben. Alles, was du in unter fünf Minuten erledigen kannst, hat darauf nichts verloren. Erledige diese Dinge sofort!

Wenn du noch den Müll rausbringen musst, dann mach das entweder sofort oder stell den Müll so an die Tür, dass du ihn auf jeden Fall mitnimmst, wenn du das nächste Mal rausgehst.

2. Formuliere alle To Do’s sehr genau

Tatsächlich habe ich hierzu schon widersprüchliche Sachen gelesen. Einerseits kann es Sinn machen, nur kurze Schlagwörter zu jeder Aufgabe zu schreiben, das spart natürlich Zeit. Ich gehe hier aber lieber den anderen Weg und formuliere To Do’s sehr genau.

Dann kannst du zum einen darüber nachdenken, ob das wirklich etwas ist, was auf die Liste gehört oder etwas, was sofort erledigt werden kann (siehe Punkt 1). Zum anderen weißt du später ganz genau, was zu tun ist.

3. Setze für jede Aufgabe eine Deadline

Diese Deadline kannst du optimal in dein Bullet Journal integrieren. Du kannst zum Beispiel die Uhrzeit, bis wann das To Do erledigt sein muss, einfach in Klammern dahinter schreiben. Oder du planst ganz genau und schreibst die Dauer, die du für das Erledigen der Aufgabe benötigst, dahinter. So kannst du einschätzen, wann du ungefähr damit fertig bist und kannst dann schauen, ob das zeitlich alles passt.

4. Schreibe nicht zu viel auf die Liste

Das kennt wohl jeder, oder? Morgens schreibt man ganz motiviert jede Menge auf die To Do Liste und abends ist man total demotiviert, weil man nicht mal annähernd alles geschafft hat. Und dann war es das auch erstmal mit dem Schreiben von To Do Listen, schließlich schafft man eh nie alles.

Schreibe daher auf jeden Fall nicht zu viel auf die Liste. Wenn du noch unsicher bist, wie viel du aufnehmen solltest, versuche es am Anfang mit einer genauen zeitlichen Planung (siehe Punkt 3). Mit der Zeit wirst du dann ein Gefühl dafür entwickeln.

Und wenn du alles erledigt, aber noch ganz viel Zeit übrig hast, kannst du schließlich immer noch mehr aufschreiben :)

5. Die beste Vorbereitung auf den nächsten Tag fängt schon am Abend vorher an

Ich bin ein riesiger Fan davon, die tägliche To Do Liste bereits am Abend vorher zu erstellen. Probier es auf jeden Fall mal aus, falls du das bisher immer am Morgen selber gemacht hast! Du kannst diese Planung optimal in deine Bullet Journal Abendroutine integrieren.

Die Vorteile: die Gefahr, dass du etwas vergisst, ist deutlich geringer. Schließlich bist du im Kopf noch voll drin in dem, was du heute geschafft hast und was noch nicht. Außerdem wirst du deutlich beruhigter ins Bett gehen, weil du weißt: selbst wenn du über Nacht etwas vergessen solltest, wird deine To Do Liste dich am nächsten Morgen auf jeden Fall wieder daran erinnern.

6. Unterteile große Aufgaben

Hier sind wir auch wieder bei der konkreten Formulierung aus Punkt 2: wenn du sehr große Aufgaben vor dir hast, dann unterteile sie in mehrere kleine, ganz konkrete Schritte.

Es würde beispielsweise nicht sehr viel Sinn machen, einfach „Bachelorarbeit fertigstellen“ aufzuschreiben. Notiere stattdessen genau, welche Schritte dafür notwendig sind, also zum Beispiel „Formatierung gründlich checken“ und „Quellenverzeichnis erstellen“.

7. Markiere besonders wichtige To Do’s

Das ist ein Punkt aus dem klassischen Bullet Journal System. Ryder Carroll verwendet ein Sternchen, das er vor die wichtigste Aufgabe des Tages setzt. Ich habe mich für ein Ausrufezeichen entschieden, schau einfach, was dir am besten passt. Du kannst hier zum Beispiel auch mit Farben arbeiten.

Wichtig ist, dass du weißt, welche Aufgabe als erstes erledigt werden sollte, denn…

8. Eat the frog

Iss den Frosch!

Das bedeutet: Erledige die wichtigste und unangenehmste (!) Aufgabe des Tages auf jeden Fall auch zuerst. Egal was dann im Laufe des Tages noch passiert, du kannst sicher sein: das wichtigste hast du bereits erledigt!

Zu Beginn des Tages hast du genug Energie für diese Aufgabe und kannst dich gut konzentrieren. Alles, was du danach noch erledigst, wird dir dann nur noch halb so anstrengend vorkommen :) du versetzt dein Gehirn damit in eine Art Flow, da du mit einer Aufgabe beginnst, die dich fordert.

Mehr über dieses Prinzip kannst du hier nachlesen.

9. Der Schlüssel ist nicht die Liste selbst, sondern die Gewohnheit, es immer zu tun

Letztendlich wollen wir doch eins: jeden Tag produktiv all unsere Aufgaben abarbeiten. Damit dir das gelingt, solltest du eine Routine entwickeln. Ich bin in einem anderen Artikel bereits darauf eingegangen, wie ein solche Planungsroutine aussehen kann.

Das ist natürlich ein längerer Prozess und wird nicht von heute auf morgen erreicht. Aber irgendwann muss man schließlich damit anfangen :) wenn du die anderen Tipps alle befolgst, wirst du deine To Do Liste optimieren können und auch mehr Freude daran haben. Dann ergibt sich die Routine fast wie von selbst.

Fazit

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie du deine To Do Liste optimieren kannst. Vielleicht wendest du schon einige der genannten Tipps an. Oder du führt gar keine To Do Liste, weil du sie eh nie abgearbeitet kriegst…

Du wirst vielleicht schon gemerkt haben, dass ich wirklich ein großer Fan von To Do Listen bin. Mir hat es unglaublich geholfen, diese (fast) jeden Tag in meinem Bullet Journal zu führen. Das bringt einfach viel Klarheit und Struktur in den Tag und erleichtert das Zeitmanagement. Probier es einfach mal aus :)

Wie kannst du deine To Do Liste optimieren? Oder bist du schon zufrieden mit dem System, was du in deinem Bullet Journal nutzt? Schreib es gerne in die Kommentare!